Så lämnar du anbud i en offentlig upphandling

Den här guiden är för dig som leverantör och vill börja lämna anbud i offentliga upphandlingar. Vi går igenom processen steg för steg, från att hitta rätt upphandling till att lämna in anbudet i tid.

Steg 1: Hitta rätt upphandling

Det första steget är att hitta upphandlingar som matchar det din verksamhet erbjuder. Offentliga upphandlingar som överstiger EU:s tröskelvärden annonseras i databasen TED, som Tendoer hämtar data från löpande. Sök bland aktuella upphandlingar och filtrera på bransch eller län för att snabbt hitta relevanta annonser. Du kan också ställa in en gratis e-postbevakning så att du får ett mejl när nya upphandlingar inom din kategori publiceras, utan konto.

Steg 2: Läs upphandlingsdokumenten noga

När du hittat en intressant upphandling länkar annonsen vidare till de fullständiga upphandlingsdokumenten. Det är viktigt att läsa igenom dem noggrant innan du börjar skriva anbudet.

I upphandlingsdokumenten brukar man skilja på tre typer av krav. Kvalificeringskrav är krav på leverantören, till exempel att företaget ska ha en viss omsättning eller att nyckelpersoner ska ha relevant erfarenhet. Ska-krav innebär att produkten eller tjänsten måste uppfylla obligatoriska krav, och anbud som inte uppfyller dem riskerar att förkastas. Utvärderingskriterier är det som anbuden sedan tävlar på, till exempel pris, kvalitet eller kompetens. Förstår du skillnaden mellan dessa tre kategorier har du en stor fördel när du skriver anbudet.

Steg 3: Ställ frågor i tid

De flesta upphandlingar har en frågor-och-svar-funktion under anbudstiden. Om något i upphandlingsdokumenten är oklart, ställ hellre en fråga än att gissa vad myndigheten menar. Svaren publiceras till alla anbudsgivare, vilket innebär att även dina konkurrenter ser frågorna och svaren. Det är ändå värt det: ett felaktigt anbud som bygger på en missuppfattning kan förkastas, medan ett välgrundat anbud som utgår från myndighetens svar har mycket bättre förutsättningar att vinna. Kontrollera i upphandlingsdokumenten när sista dag för frågor är, och ställ dina frågor i god tid.

Steg 4: Skriv anbudet

När du har läst dokumenten och fått svar på dina frågor är det dags att skriva anbudet. Svara på alla ska-krav och följ den struktur och de formulär som upphandlingen anger. Bifoga de bevis och referenser som efterfrågas, till exempel intyg, referensuppdrag eller tekniska beskrivningar. Låt gärna en kollega korrekturläsa anbudet mot kravlistan innan du lämnar in det.

Saknar du tid eller erfarenhet av anbudsskrivning kan vår anbudshjälp skriva anbudet åt dig. Vi tar en offert per upphandling och hanterar allt från kravanalys till inlämning.

Steg 5: Lämna in före sista anbudsdag

Lämna in anbudet via den kanal som anges i annonsen, vanligtvis ett upphandlingssystem. Gör det i god tid före deadline, och bekräfta att inlämningen har registrerats. Huvudregeln i lagen om offentlig upphandling, LOU (2016:1145) är att ett anbud som kommer in för sent inte får beaktas. Tekniska problem i sista minuten är ingen giltig ursäkt, så planera för att vara klar med inlämningen med god marginal.

Steg 6: Efter tilldelningsbeslutet

När anbudstiden är slut utvärderar myndigheten anbuden och fattar ett tilldelningsbeslut. Du meddelas om utfallet och får ta del av skälen för beslutet. Vann du upphandlingen börjar avtalsprocessen. Vann du inte kan du läsa skälen och ta med dig lärdomar till nästa anbud.

Vill du fördjupa dig i regler och begrepp kring upphandling finns vägledning hos Upphandlingsmyndigheten. Har du fler frågor om begreppen hittar du svar i våra vanliga frågor om offentlig upphandling.

Vanliga frågor om att lämna anbud